Digitalisations RH: tout sur le RGPD
Désormais, la protection des données personnelles dans la gestion RH va entrer en vigueur à partir du 25 mai 2018 dans tous les États de l’Union Européenne. Ceci est le fruit des concertations entre plusieurs pays, conscients de la faible protection des données personnelles dans le milieu professionnel. Actuellement, de plus en plus d’entreprises mettent en œuvre des stratégies afin d’être en conformité à ce règlement, sans pour autant affaiblir la gestion RH, particulièrement au niveau de la digitalisation.
Que faire face à la RGPD au niveau RH ?
Il faut d’abord comprendre que la manipulation des données personnelles est courante, voire indispensable dans une entreprise, particulièrement au niveau RH. Toutefois, ces données ne sont pas sécurisées et c’est là que la RGPD entre en scène afin de renforcer via des protections efficaces les données personnelles de chaque employé, en minimisant les impacts sur la gestion des ressources. Tout ce qui concerne un employé est manipulé au niveau RH et ce, dès l’embauche jusqu’à la fin du contrat de travail. Certes, la majorité de ces informations sont professionnelles, mais il ne faut pas négliger que les données personnelles y circulent pour faciliter les tâches administratives des entreprises. Les personnes de mauvaise foi peuvent profiter des données concernant la formation, la carrière, la performance, les congés et absences, mais aussi les paies, qui sont des données sensibles non seulement sur le plan professionnel, mais aussi personnel. De ce fait, une forte implication des responsables RH est fortement sollicitée, surtout en matière de digitalisation. Sous peine de pénalités, voire des sanctions plus graves, la mise en conformité des RH dans le respect du RGPD est indispensable, et afin de pallier cette faille, il faut adopter de nouvelles stratégies.
Comment faire pour que la RH soit en conformité avec le RGPD ?
Pour éviter toutes sanctions, que ce soit administratives ou pénales, la RH doit être en conformité avec la RGPD, sans pour autant nuire à sa gestion, particulièrement dans l’utilisation des logiciels. Pour ce faire, la meilleure solution est de respecter à la lettre ce que prévoit ce règlement, que ce soit dans la gestion de paie ou avec un logiciel planning. Il faut comprendre aussi qu’il y a des obligations légales définies par ce règlement et qu’il faut respecter à la lettre et que chaque entreprise doit s’y soumettre. Pour commencer, il faut faire une sorte d’inventaire des données et d’énumérer chaque étape de traitement des données personnelles. Ensuite, il est capital de pouvoir identifier les données qui peuvent être risquées et de mettre en place les mesures nécessaires. S’ajoutant à cela, il faut que les mesures prises soient en conformité avec le reste des traitements, non seulement pour faciliter la résolution des contentieux, mais aussi de pouvoir être en règle avec l’administration. Plus important encore, il faut que tous les salariés soient informés, puis fournir leurs consentements dans toutes les modalités et décisions que l’entreprise va prendre. En ce qui concerne le traitement des données, il faut un responsable qui s’y investisse pour mener à bien les actions réglementaires sans pour autant négliger les stratégies des entreprises en matière RH.
