Permanence téléphonique médicale : comment ça marche ?
Permanence téléphonique : son fonctionnement en milieu médical
De nos jours, les professionnels de la santé comme les médecins, les kinésithérapeutes, les dentistes ou les radiologues se tournent vers la permanence téléphonique. Leur objectif est de ne pas débourser pour employer une secrétaire à temps plein. Voici les informations à savoir si vous souhaitez vous lancer dans ce système de permanence pour votre cabinet.
Fonctionnement d’une permanence téléphonique médicale
Il s’agit d’une solution consistant à confier tous les travaux de gestion de secrétariat à un prestataire de services. Ce dernier se trouve à l’extérieur du cabinet médical. La permanence téléphonique médicale est donc un service externalisé pour optimiser la réception des appels. Son objectif est de fournir les renseignements dont les correspondants ont besoin. Grâce à cette solution, les cabinets médicaux sont toujours joignables du fait que les appels sont traités en suivant des consignes bien établies.
Le service de permanence d’appels téléphoniques est généralement assuré par un télé-secrétaire qui travaille en indépendant. Toutefois, de nombreux centres d’appels s’y sont également lancés. Vous avez donc le choix entre ces deux alternatives pour assurer au mieux la gestion des appels entrants de votre cabinet.
Les actions prises en charge par ce service de permanence téléphonique
Comme un secrétaire médical qui travaille au sein d’un cabinet, un télé-secrétaire ou un téléopérateur d’un centre d’appels est en charge de nombreuses missions. Il s’occupe essentiellement de la réception personnalisée de chaque appel venant des patients et des confrères au nom du praticien. Il se charge aussi de transférer les appels de cas d’urgence sur la ligne directe du professionnel de la santé. Entre-temps, il est également amené à prendre les rendez-vous et à les gérer en fonction de l’agenda du médecin, du dentiste ou du kinésithérapeute pour qui il travaille.
Afin d’accomplir toutes ces tâches en bonne et due forme, la personne chargée de permanence téléphonique se doit d’être réactif et efficace. L’organisation, la courtoisie et la disponibilité sont également des qualités qu’il doit disposer pour assurer les missions qui lui sont confiées. Il ne faut pas oublier qu’il est l’image du cabinet médical et du professionnel de la santé qu’il représente auprès du public.
Permanence téléphonique médicale : ses points forts et ses avantages
Nombreux sont les avantages de la permanence d’appels téléphoniques. En adoptant cette solution pour votre cabinet médical, vous favorisez une importante réduction des coûts de vos dépenses. Vous gagnez en flexibilité et en disponibilité. En plus de cela, votre activité est qualifiée de professionnelle avec des services de qualité.
En matière de coûts, les spécialistes de ce service vous proposent généralement des formules à tarifs simplifiés. Grâce à cela, vous pouvez anticiper vos dépenses. En plus de cela, vous ne payez que ce que vous consommez en permanence téléphonique. Selon des études, environ 30 à 70% de baisse de coût sont remarqués sur le coût complet par heure.
Grâce à la mise en place de cette solution, vous pouvez vous concentrer essentiellement sur vos patients. Vous pouvez travailler en toute sérénité sans risque d’être dérangé par des coups de fil toutes les cinq minutes. Cela ne signifie pas que ceux qui souhaitent vous joindre par téléphone sont bâclés. Vos patients et partenaires professionnels sont toujours pris en charge par la permanence même si ce n’est pas vous personnellement qui les reçoivent comme interlocuteur.
Mettez juste en place les consignes que vous souhaitez faire appliquer. La personne chargée de la permanence téléphonique se chargera de prendre tous vos messages et de vous les transmettre. Vous verrez ainsi dans votre agenda tous les rendez-vous que vous avez avec vos patients, les réunions avec vos confrères, etc.
