Les notes de frais, concrètement comment ça marche ?

Les notes de frais, une démarche simple et pourtant elle relève parfois du parcours du combattant. Pour tout savoir sur le remboursement de vos frais professionnels, et vous assurer d’avoir la bonne marche à suivre, voici un petit récapitulatif !

Les notes de frais : obligatoires ou pas ?

Les notes de frais, ce sont les documents qui justifient les frais engagés par le salarié et l’employeur afin que ceux-ci puissent se faire rembourser par l’entreprise. Elles prennent la forme d’une fiche remplie par le demandeur la plupart du temps.

Cette fiche se présente généralement sous forme de tableau, où il faut indiquer par colonnes :

• La date
• Le lieu
• La nature des frais
• Les clients présents
• Tout autres renseignements utiles

Les frais professionnels peuvent couvrir entre autres : les frais de repas, de transport ou encore de logement en cas de déplacement professionnel.

Cependant, afin d’éviter les abus, le demandeur doit pouvoir prouver que ces frais ont été réalisés dans le cadre de son activité professionnelle. Le cas échéant, les frais ne peuvent en aucun cas être déduits de la paye du salarié. En effet, le remboursement de ces notes de frais est obligatoire pour l’employeur, et ce faisant il ne peut plus changer le contrat de travail du salarié pour lui imputer les frais engagés dans le cadre de son activité professionnelle.

Le remboursement

L’employeur a la possibilité de payer les notes de frais de 2 façons :

• Le remboursement au réel
• Le remboursement par indemnisation forfaitaire

Dans tous les cas, ce choix devra être inscrit sur le contrat de travail. Pour les remboursements au réel, le salarié doit impérativement faire une note de frais avec le détail de ses dépenses et joindre les factures en justificatif. En revanche, pour les remboursements au forfait, l’employeur peut choisir de verser une allocation globale qui correspondra aux différents frais de logement, de repas et de déplacement. Dans ce cas, le salarié aura la charge de ses frais professionnels et n’aura pas à fournir de justificatifs ni de notes de frais. Ce type de remboursement permet à l’entreprise de se décharger de la gestion des notes de frais. Attention tout de même, l’employeur ne peut pas descendre le salaire, hors forfait de remboursement, en dessous du SMIC.

Attention aux délais et aux contrôles

Concernant les délais, le salarié doit rester vigilant, l’employeur est en droit de lui imposer de produire ses notes de frais dans un certain laps de temps, passé celui-ci les frais ne pourront pas être remboursés. Bon à savoir, une simple note de service de l’employeur vous informant du délai imposé peut valoir de justificatif pour refuser les remboursements qui tarderont selon l’arrêt N°07-45722 de la chambre sociale de la Cour de Cassation.

Etant exonérées de charges sociales, les notes de frais sont soumises aux contrôles de l’Urssaf qui peut ainsi vérifier que les remboursements ne constituent pas des compléments de salaire déguisé. En cas de contrôle, le contenu des notes de frais est examiné, celui-ci doit donc être le plus précis possible. Pour d’autres informations sur les charges sociales, consultez l’article du Journal Du Net « Charges sociales en 2015 : les taux et les assiettes des cotisations ».

Donc pour éviter tout désagrément, les notes de frais doivent être rendues promptement et avec le plus de détails et de justificatifs possible. Enfin, si malgré tout votre employeur refuse de vous payer vos notes de frais alors que celles-ci sont justifiées, vous pouvez avoir recours au Conseil des prud’hommes. Dans ce cas de figure, vous serez en droit de demander le remboursement de vos frais ainsi qu’une indemnité de licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Pour plus de détails, allez voir l’article « Gérer les notes de frais » sur le site top-assistante.com. Enfin il existe même des applications pour vous simplifier la vie comme vous l’explique cette vidéo.