Gestion du temps : quel est l’intérêt de partager son agenda avec ses équipes ?
Le succès des entreprises s’appuie sur plusieurs facteurs, dont la gestion efficace du temps. C’est pourquoi les professionnels utilisent systématiquement un agenda pour avoir une visibilité sur les réunions et événements à venir. Lorsque les événements réunissent plusieurs collaborateurs, il est intéressant d’utiliser un agenda partagé.
L’agenda partagé est devenu indispensable lorsqu’on fixe des rendez-vous avec plusieurs interlocuteurs. Il permet de vérifier en temps réel les disponibilités de chaque interlocuteur pour le jour et le créneau souhaité, sans devoir les appeler ou leur écrire un mail. Une fois l’événement rajouté dans l’agenda, tous les participants seront notifiés. Ils seront également tenus au courant s’il des modifications sont faites par la suite.
L’agenda partagé pour simplifier la gestion des projets
Grâce à la mise en place d’un agenda partagé, le travail des dirigeants et des collaborateurs est considérablement simplifié. Ils peuvent avoir une vue complète de tous leurs rendez-vous, réunions et déplacements d’affaires, à court comme à long terme. De plus, l’outil peut être paramétré de manière à avoir la visibilité sur les disponibilités des différents collaborateurs en temps réel.
En matière de gestion des projets, l’agenda offre une vue globale sur toutes les étapes réalisées et en cours, ainsi que sur les échéances. Si une démarche est réalisée plus tôt que prévu ou s’il y a un retard à une étape, cela peut entraîner une modification dans les démarches suivantes. Dans ce type de situation, l’agenda est mise à jour en temps réel et tous les utilisateurs concernés par le projet seront notifiés.
Pour simplifier le quotidien des professionnels, il est possible de mettre en place une agenda dédiée à chaque projet important. De plus, grâces aux nouvelles technologies, les professionnels auront accès à une multitude de fonctionnalités, qui leur permettront d’optimiser la gestion du temps.
Paramétrer des notifications
Le grand avantage des outils de gestion du temps réside dans la possibilité de créer des notifications pour les événements les plus importants. Ainsi, il est possible de recevoir des rappels plusieurs jours en amont. Certaines alertes peuvent être accompagnées de fichiers ou d’un historique des échanges avec les interlocuteurs concernés.
