Envoi de colis : Les règles à suivre pour assurer l’expédition
Accélérer et fiabiliser le processus de livraison vous permet de gagner la confiance et l’estime de vos clients. Pour cela, la meilleure solution est de confier l’envoi de vos marchandises à une plateforme d’expédition de colis. Mais il y a certaines règles à suivre pour que vos colis puissent être acheminés dans les meilleures conditions.
Les conditions d’éligibilité de vos colis
Pour bénéficier des services de la plateforme, vos colis doivent répondre aux règles établies pour l’envoi à l’international. Aussi, pour envoyer un colis en Allemagne, assurez-vous que votre colis obéit aux consignes des prestataires.
Le poids et les dimensions du colis
Le colis doit respecter strictement les 3 conditions suivantes : le non-respect de l’une d’elles entraîne la facturation de frais supplémentaires.
- Pesez votre colis, son poids doit être inférieur ou égal à 20 kg.
- Mesurez chaque dimension (longueur, largeur et hauteur) du carton d’emballage. La dimension la plus longue doit être inférieure à 100 cm (1 m).
- Calculez la somme des trois dimensions (longueur + largeur + hauteur). Le résultat doit être inférieur à 150 cm ou 1,50 m (L + l + H ˂ 150 cm).
- Exemple : un colis pesant 19,80 kg et mesurant 25 x 25 x 90 cm est éligible. Le poids est inférieur à 20 kg, la dimension la plus longue est de 90 cm, la somme de trois dimensions est de 140 cm.
L’emballage d’expédition
Il est recommandé d’utiliser des cartons pour envoyer vos marchandises. Il est solide, existe en plusieurs formats et facile à déplacer et à transporter. C’est aussi un matériau écologique (biodégradable) et recyclable de plusieurs manières.
Optez pour un carton solide, en bon état et adapté à son contenu.
- Utilisez un carton mécanisable, c’est-à-dire un carton ayant une forme régulière (cubique, rectangulaire, tube, tube carré…).
- Fermez le carton de manière à ce qu’il ne s’ouvre pas tout seul durant son acheminement.
Le poids volumétrique
Dans le cadre d’une expédition internationale, pour deux colis à poids égal, le frais de transport du plus volumineux est plus cher. Aussi, optimiser l’emballage de votre colis pour réduire son volume sans compromettre son contenu. Par exemple :
- Enlevez les cartons superflus,
- Réarrangez la disposition des contenus,
- Utilisez des calages moins épais, mais efficaces au niveau de la protection.
Les réglementations concernant les produits à expédier
Trois types de réglementations définissent les produits autorisés et les produits interdits à l’envoi à l’international. Il s’agit des réglementations internationales, des réglementations douanières des pays concernés, et des dispositions propres à la plateforme d’expédition.
Les contenus des colis doivent être conformes à chacune de ces dispositions pour qu’ils puissent être transportés et passer les frontières. Avant de prospecter des clients étrangers, assurez-vous que votre business est exportable. À titre d’exemple, si vous vendez des produits alimentaires frais, vous ne pouvez pas les envoyer par colis.
- Renseignez-vous sur les lois douanières de chaque pays, car certains produits autorisés en Chine peuvent être interdits aux USA.
Voici une liste non exhaustive des produits prohibés dans le cadre d’un colis international :
- Les produits dangereux pour l’homme, l’environnement, l’avion et les autres colis (produits toxiques, explosifs, corrosifs, inflammables, radioactifs…).
- Les produits interdits par les lois et règlements internationaux en vigueur (armes à feu, munitions, produits pornographiques, stupéfiants…).
- Les objets de valeur (fonds de valeur, monnaies, billets de banque, bijoux, matières précieuses…).
- Les produits fragiles, les produits cassables et tout ce qui peut être endommagé facilement.
- Les produits frais (alimentaires ou non), les denrées périssables.
- Les produits interdits sont saisis et détruits par les douanes. Vous, en tant qu’expéditeur, pouvez être exposé à une peine de prison et à un paiement d’amendes.
Les documents administratifs
De l’enlèvement du colis sur votre site jusqu’à sa livraison au destinataire final, la plateforme d’expédition s’occupe de tout. Tout ce que vous avez à faire, c’est de remplir en ligne les informations nécessaires à l’acheminement de votre colis. Après, vous n’avez qu’à accompagner le colis des documents indispensables.
La facture
La facture commerciale est un document exigé pour l’envoi de colis ainsi que pour toute opération de logistique. Elle permet notamment d’établir le bordereau d’expédition, les documents d’origines et la déclaration d’exportation ou d’importation. À défaut de facture définitive, vous pouvez utiliser la facture pro-forma.
- Dans le cadre d’un envoi commercial, une licence d’exportation est parfois demandée à l’expéditeur.
Pour l’envoi à l’international, la facture doit mentionner :
- L’origine des marchandises,
- La devise utilisée pour la transaction,
- L’Incoterm (conditions de livraison internationale convenues entre l’expéditeur et le destinataire).
Le bordereau d’expédition
Le bordereau d’expédition ou bordereau d’envoi ou étiquette de transport est un document qui doit accompagner le colis.
Il mentionne les informations indiquant aux transporteurs et aux autres prestataires les consignes de l’acheminement du colis. Il leur permet de savoir qui est le propriétaire du colis, où se trouve son adresse, où déposer le colis… En d’autres termes, il permet au destinataire de recevoir un colis selon les conditions et les modalités convenues avec la plateforme.
- Le bordereau d’expédition illisible, entaché, raturé ou modifié n’est pas accepté.
- Le colis risque d’être perdu ou de subir un retard de livraison si le bordereau comporte des informations incomplètes ou erronées.
Si vous respectez scrupuleusement ces consignes, votre colis peut être expédié. Vous pouvez utiliser l’option « suivi de colis » pour contrôler à tout moment l’évolution de son acheminement.
