Comment réussir l’organisation d’un événement professionnel ?
L’organisation d’un événement est souvent le meilleur moyen de promouvoir votre entreprise et de développer votre notoriété et votre image, même auprès de vos collaborateurs.
En proposant à vos clients, partenaires ou employés un événement professionnel, vous vous donnez également la possibilité d’influencer positivement votre réputation et votre image. Cependant, si votre événement est un échec, il aura évidemment l’effet inverse et nuira à votre entreprise. D’où l’importance de ne rien laisser au hasard et de ne pas hésiter à demander l’aide de spécialistes dans la tâche périlleuse d’organiser l’événement.
Définir l’objectif et le public cible
La première étape consiste à définir l’objectif de votre événement professionnel. Vous souhaitez stimuler ou remercier vos employés via un séminaire incentive ? Développer l’esprit d’équipe au sein de votre entreprise lors d’une journée team building ? Sensibiliser vos clients à votre nouvelle offre ? Trouver de nouveaux partenaires ?
Même s’il s’agit « simplement » d’accroître la notoriété de votre entreprise, vous devez vous poser les bonnes questions, telles que « quelle image voulez-vous véhiculer ? ».
Il est inutile d’organiser un événement simplement pour organiser un événement. Une fois que vous en aurez défini l’objectif, vous pourrez vous pencher plus concrètement sur son organisation. La définition des objectifs détermine évidemment le choix du public cible, qui à son tour déterminera la nature de l’événement.
Définir le thème et le format de l’événement professionnel
Une fois que vous savez clairement pourquoi vous voulez organiser un événement professionnel et à qui il sera destiné, vous pouvez vous interroger sur la nature et le thème de l’événement.
Pour le format, les choix sont nombreux : petit déjeuner, soirée de networking, séminaire, congrès, incentive, exposition, conférence, team building…
S’il s’agit d’un événement de type conférence, le thème doit avant tout viser à transmettre un savoir ou un savoir-faire, à répondre à une question que le public se pose. Faites attention au choix du thème, afin de ne pas risquer de choisir un thème sur lequel de nombreuses autres conférences sont prévues.
Le choix des intervenants dépend bien sûr du public visé. Par exemple, pour une réunion destinée à vos clients, choisissez une personne de l’entreprise, tandis que pour un événement destiné à un public interne, il est souvent préférable de choisir une personne externe, de préférence une personne connue des employés.
Fixer la date
Puis vient la fixation de la date. Elle doit convenir au plus grand nombre de personnes possible. Pour ce faire, il y a quelques règles de base à suivre, comme ne pas planifier l’événement pendant les vacances scolaires. Une fois que vous avez une idée précise de la date, il est nécessaire de s’assurer qu’aucun autre événement du même type, qui peut concurrencer le vôtre, n’aura lieu le même jour.
L’étape décisive dans le choix du lieu
Le choix du lieu déterminera en grande partie le succès de votre événement. Pour mettre toutes les chances de votre côté, n’hésitez pas à regarder attentivement les offres disponibles sur Internet pour organiser votre événement : séminaires, congrès à Annecy, conventions, incentives… Concrètement, il s’agit de trouver le lieu qui convient le mieux à vos besoins. Plusieurs offres sont disponibles sur le web pour vous aider à organiser vos événements mais n’oubliez pas que la situation géographique et la facilité d’accès sont des choix prioritaires. La gamme du lieu donnera aussi une dimension tout à fait différente en fonction de ce que vous souhaitez organiser. Mettez toutes les chances de votre côté en choisissant un endroit agréable, disposant d’une belle vue et que vos invités ne connaissent pas pour avoir le plaisir de le découvrir.
