Comment préparer un salon d’exposition ?
Organiser un salon d’exposition est une mission délicate. Le choix du lieu, l’organisation des stands, la gestion des participants… chaque détail compte ! Découvrez notre guide pour faire de votre événement un succès.
Comprendre le concept : définition et objectifs d’un salon d’exposition
Il s’agit d’une concentration de professionnels réunis pour présenter leurs produits ou services. C’est une occasion pour les participants, de créer un espace personnalisé qui reflète leur image, en optant pour la réalisation d’un stand modulaire par exemple. L’objectif est de rencontrer clients et prospects en personne, de gagner en notoriété et de nouer des partenariats.
Planification de l’événement
Choisir le lieu d’accueil
Plusieurs critères doivent être pris en compte : capacité d’accueil, accessibilité pour les exposants et visiteurs, disponibilité aux dates souhaitées, possibilité d’aménagement des stands…
Établir un plan de financement
Mettez en place un budget précis. Il doit prendre en compte la location du lieu d’exposition, mais aussi les coûts liés à la logistique, la communication autour de l’événement ainsi que les éventuels frais annexes.
Créer une équipe dédiée à la gestion de l’événement
Constituez une équipe qui sera chargée d’assurer les différentes tâches : gestion des participants et partenaires, aménagement des stands, promotion de l’événement… Chacune de ces étapes demande du temps. Prévoyez donc une marge suffisante pour faire face aux imprévus sans stress.
La logistique du salon
L’aménagement des stands
L’agencement des stands doit assurer une bonne visibilité à tous les exposants et faciliter la circulation des visiteurs. Veillez également à respecter les normes de sécurité et d’accessibilité en vigueur.
Gestion des participants
Assurez-vous que chaque participant dispose des informations nécessaires pour préparer au mieux sa présence sur le salon : emplacement de son stand, horaires, services disponibles sur place… Tenez-les informés régulièrement de l’avancement de la préparation du salon.
Faire connaître l’événement
Commencez d’abord par définir vos cibles : professionnels du secteur concerné, grand public, médias spécialisés… Ensuite, utilisez tous les canaux à votre disposition : votre réseau professionnel, site web de l’événement, réseaux sociaux, relations presse… Mobilisez également les participants et partenaires pour relayer l’information auprès de leurs propres réseaux.
Le jour J
Assurer le bon déroulement de la journée
Préparez une liste des tâches à effectuer et répartissez-les entre vos collaborateurs. N’oubliez pas d’inclure les aspects techniques comme la vérification du matériel audiovisuel et de l’éclairage en plus de la gestion de l’accueil et des inscriptions des visiteurs.
L’accueil des visiteurs et exposants
Un accueil chaleureux est le premier pas vers une expérience réussie pour vos visiteurs et exposants. Assurez-vous que chaque personne reçoit toutes les informations dont elle a besoin dès son arrivée au salon : plan du lieu, programme de la journée, services disponibles…
Le suivi post-événement
Une fois le salon terminé, un suivi auprès des participants est essentiel pour mesurer son succès et recueillir des retours constructifs. Envoyez un questionnaire de satisfaction aux exposants et visiteurs pour connaître leur ressenti et leurs suggestions d’amélioration. Le suivi post-événement vous permet également d’identifier les éventuels points à améliorer pour vos futurs événements professionnels. N’oubliez pas de remercier tous ceux qui ont contribué à l’événement : personnel, partenaires, fournisseurs…
Vous l’aurez compris, organiser un salon professionnel nécessite une préparation et une gestion rigoureuses. Avec ces conseils en tête, vous êtes prêt à faire de votre salon d’exposition une réussite !
