Comment gérer les notes de frais ?

Beaucoup de dirigeants d’entreprise se posent la question de la gestion des notes de frais au sein de la comptabilité générale. Cela concerne plus précisément les entrepreneurs qui souhaitent dans un premier temps prendre la responsabilité de cette tâche, avant de pouvoir se développer et embaucher du personnel compétent. Comment bien gérer les notes de frais de ses employés ?

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Les notes de frais concernent toutes les dépenses engendrées par le personnel et la direction d’une entreprise dans le cadre de l’activité de celle-ci. Elles peuvent être liées à des déplacements professionnels, une note de restaurant, l’achat de matériel pour les besoins de la société, etc. Une note de frais ne peut être acceptée que si elle induit un intérêt pour l’entreprise et si elle est justifiée par un document faisant foi de la dépense.

Comment faire une note de frais

Généralement, le service comptabilité se charge du remboursement des frais auprès des salariés à la fin du mois. Les virements de salaires sont effectués au même moment, ce qui permet de tout gérer en même temps et de n’oublier personne. Il est toutefois possible aux employés de demander exceptionnellement une avance, mais rien n’est sûr sur son acception par l’entreprise. Il faut également savoir que le délai de remboursement des frais n’est pas prévu dans la loi donc l’entreprise n’est pas tenue de gérer ses notes de frais régulièrement. C’est cependant dans son intérêt pour pouvoir faire le bilan comptable mensuel et être au fait des recettes et des dépenses.

Les types de dépenses

Il existe plusieurs dépenses professionnelles qui sont concernées par les notes de frais.

Les indemnités kilométriques

Ces frais sont très largement utilisés par les salariés, notamment pour les commerciaux itinérants. Pour être valable, la note de frais doit correspondre avec la dépense personnelle que l’employé effectue en utilisant son véhicule personnel, notamment sur le paiement du carburant. Les trajets domicile-travail ne sont pas compris dans les règles, mais tout autre déplacement lié à la mission du salarié constitue une raison de créer une note de frais. C’est donc un cas généralisé aux commerciaux itinérants qui utilisent leur voiture personnelle pour travailler quotidiennement et démarcher sur les routes. Afin d’être prise en compte, la note doit être justifiée avec la raison du déplacement professionnel, le lieu d’arrivée, le nombre de kilomètres parcourus et, enfin, la puissance fiscale du moteur du véhicule. Ce dernier renseignement permet de calculer l’indemnité kilométrique à rembourser.

L’addition du restaurant

Pour signer un nouveau contrat, rencontrer des prospects ou autre, il est courant que les salariés ou employeurs d’une entreprise invitent les personnes au restaurant. Cela crée une relation cordiale et c’est un geste généralement apprécié. Ces notes de restaurant peuvent être remboursées par l’entreprise, sous condition de fournir un justificatif avec le montant de l’addition et le nom des invités.

Les frais de logement ou d’hébergement

Lors d’un déplacement professionnel, il est possible que le salarié doive rester sur place pendant 2 jours ou plus. Loin de son domicile, il est donc nécessaire qu’il soit logé pour la nuit dans un hôtel, un Air B&B ou autre. Pour qu’une note de logement soit acceptée, il faut que le critère d’éloignement (50 km minimum du domicile de l’employé) soit respecté ou que l’adresse de l’employé se trouve très mal desservie par les transports en commun, ce qui nécessite donc de rester sur place dans l’intérêt de l’activité de l’entreprise.