Comment dématérialiser les notes de frais ?

La gestion d’une entreprise, pour être rentable, doit impérativement être optimisée. Aussi, il existe de multiples outils qui pourront vous aider dans votre rôle de gérant. L’un d’entre eux peut même vous permettre de dématérialiser des notes de frais. En quoi est-ce un avantage ? Comment choisir ce logiciel ? On répond à vos questions.

Note de frais : de nombreuses entreprises se tournent vers la dématérialisation

Si vous n’avez pas encore opté pour la dématérialisation, alors vos salariés se voient dans l’obligation de rentrer chaque notre de frais dans un tableau plus ou moins complexe, pour ensuite les envoyer au comptable de votre entreprise qui se chargera alors de les traiter. Voilà qui est particulièrement chronophage et vous fait perdre de l’argent.

En tant que gérant d’entreprise, vous avez définitivement tout à gagner en choisissant un logiciel pour les notes de frais. Pour les collaborateurs ne disposant pas d’un outil adapté, cette tâche représente une véritable corvée qui empiète sur leur temps de travail, mais qui diminue également leur productivité.

Pourquoi choisir la dématérialisation ?

D’autres points positifs devraient vous encourager à opter pour un outil de gestion de note de frais.

• Réduire les frais de traitement : on estime que le coût de traitement d’une note de frais représente une cinquantaine d’euros environ, soit un budget colossal lorsque les factures s’accumulent. Aussi, avec le logiciel dédié, il vous sera possible d’économiser une somme tout à fait considérable.
• Réduire le temps de traitement : vos collaborateurs, mais également votre comptable et vous-même allez pouvoir bénéficier d’une méthode de saisie et de consultation simple, rapide et intuitive de chaque note de frais. De quoi gagner un temps précieux !
• Limiter les besoins matériels : le stockage et l’impression des diverses factures nécessitent du papier ainsi qu’un espace d’archivage. On peut donc affirmer qu’avec l’outil de dématérialisation, vous allez économiser sur vos fournitures de bureau et préserver de l’espace.
• Améliorer le partage des informations : l’outil dont nous vous parlons aujourd’hui est consultable sur plusieurs postes et par plusieurs collaborateurs, c’est d’ailleurs vous qui gérez les accès. Aussi, la communication entre les différents pôles de votre société sera grandement facilitée, encore un bon moyen pour gagner du temps.
• Un contrôle des dépenses accru : en tant que patron, vous devez toujours connaître l’état de vos finances, ce qui implique également de contrôler les éventuels abus. Une note de frais vous semble extravagante, voire malhonnête ? Avec le logiciel en question, vous pourrez accéder et remonter plus aisément cette information.

Quel logiciel de dématérialisation choisir ?

Pour que chaque note de frais puisse être traitée plus aisément, choisir le bon outil semble essentiel. Voici quelques conseils qui pourront vous aider à sélectionner le logiciel adapté à vos besoins :

• Un logiciel vous proposant de nombreux services : l’archivage de vos données par exemple, l’accès à des collaborateurs nombreux, la possibilité de réaliser des statistiques, voilà toutes les fonctionnalités que doit vous proposer l’outil de dématérialisation.
• La possibilité de partager l’accès à divers utilisateurs : il s’agit très certainement du service le plus utile. En effet, il permet comme nous l’avons dit d’assurer une meilleure communication au sein de votre société, mais c’est surtout l’occasion pour vous d’avoir un œil sur les dépenses réalisées par vos collaborateurs.
• Des mises à jour régulières : bénéficier d’un logiciel performant est une nécessité, surtout si votre entreprise prend de l’ampleur. Aussi, le prestataire que vous allez choisir doit être en mesure de vous proposer un outil régulièrement mis à jour et amélioré. Cette page vous donne d’ailleurs plus d’informations à ce sujet.