Audit interne, quelles sont les différentes étapes ?
Un audit interne est un outil de contrôle interne qui permet d’analyser une activité avec un regard extérieur, et de vérifier le bon fonctionnement du management de la qualité.
Pour réaliser un audit qualité, il faudra s’assurer de l’indépendance de l’auditeur afin que l’audit soit réalité en toute objectivité et pertinence.
Si vous confiez cette mission en interne, il faudra choisir un auditeur ayant la compétence de la méthodologie d’audit interne ou former un collaborateur pour réaliser un audit interne de votre système de management de la qualité ISO 9001 par exemple.
Audit qualité : quelle utilité ?
En tant que dirigeant, il n’est pas toujours évident de prendre du recul dans l’activité de son entreprise : organisation, ressources humaines, finance, production…
Un auditeur apportera un œil extérieur, ce qui est notamment une exigence des normes «systèmes de management» (ISO 9001, ISO 14001, …).
De plus, un audit interne n’a pas seulement pour objectif de détecter des défaillances vis-à-vis d’un référentiel ; il permet également d’identifier ce qui fonctionne bien dans l’entreprise.
Quel que soit le référentiel d’audit, les objectifs d’un audit interne seront de :
- déterminer la conformité de l’entreprise aux exigences liées aux référentiels applicables,
- satisfaire aux exigences réglementaires,
- identifier l’efficacité du système qualité et les pistes d’amélioration pour que l’entreprise soit en capacité d’atteindre les objectifs.
Comment réaliser un audit interne
Après avoir déterminé le domaine d’intervention et nommer l’auditeur, les étapes suivantes permettront de mener à bien un audit interne.
La préparation de l’audit
Pour préparer au mieux sa mission, l’’auditeur sera en charge de :
- concevoir le plan de l’audit et les objectifs,
- prendre connaissance du périmètre et de l’activité auditée,
- collecter l’ensemble des exigences liées aux référentiels applicables (règlementation, procédures, environnement de contrôle…), ainsi que les documents internes relatifs à l’activité.
- rédiger le questionnaire d’audit,
- préparer les entretiens.
La réalisation de l’audit
Avant de débuter un audit interne, une réunion d’ouverture permettra à l’auditeur de présenter :
- les objectifs de l’audit,
- le planning de déroulement,
- les sujets audités,
- la méthodologie déployée
L’auditeur devra obtenir et vérifier les informations recueillies pour mener à bien son audit. Il aura à faire preuve de qualité d’écoute et de dialogue car l’audit peut être ressenti comme une inquisition, et les audités peuvent ne pas coopérer de manière positive.
Pour cela, il sera nécessaire que l’auditeur établisse un climat de confiance avec les audités et qu’il soit :
- naturel et attentif,
- neutre sans préjugé, ni interprétation,
- observateur pour détecter toute incompréhension ou malaise,
- constructif pour encourager l’interlocuteur à exposer des faits.
Durant les entretiens, l’attitude de l’auditeur sera donc déterminante pour la qualité de son audit interne. Il utilisera également un questionnement exhaustif pour comprendre le fonctionnement de l’activité auditée et identifier des problèmes.
Pour ce faire, il posera des questions ouvertes, comme par exemple : « comment réalisez-vous cette procédure ? ».
L’auditeur pourra s’appuyer sur les questions QQOQCP (qui, quand, où, comment, combien, pourquoi), et sur des techniques de reformulation pour éviter les quiproquos et les malentendus. La prise de note devra être précise, rapide et suffisante pour étayer et rendre factuelles les observations effectuées.
Outre les entretiens, il sera aussi nécessaire que l’auditeur observe l’environnement de travail des audités pour détecter d’éventuels dysfonctionnements, et clarifie par un questionnement si une situation lui semble ambigüe.
Si un écart est identifié, il y a lieu de s’appuyer sur des preuves pour évaluer le danger d’une non-conformité.
Enfin une réunion de clôture permettra de présenter à l’entreprise les constats et conclusions d’audit.
La rédaction du rapport d’audit
Le rapport d’audit mentionnera notamment les éléments suivants :
- les objectifs et le plan de l’audit,
- le périmètre audité,
- les personnes auditées,
- les constats d’audit.
La qualité du rapport d’un audit interne permettra à l’entreprise de réaliser les actions correctives pour traiter une non-conformité.
Le but d’un audit interne étant de tendre vers une démarche d’amélioration continue !
Vous trouverez sur ce site un ensemble de documents pour vous préparer à réaliser un audit interne de votre entreprise.
