À quoi sert la lettre recommandée électronique ?

Dans le monde de l’entreprise, il est particulièrement utile de trouver des solutions alternatives pour gagner du temps au quotidien. Ainsi, des idées sont régulièrement mises en place pour améliorer les processus professionnels.

Au niveau administratif, il est désormais possible de choisir la lettre recommandée électronique pour envoyer ses documents importants (I). Mais alors, à quoi sert-elle ? Et pourquoi opter pour ce format à la place de la lettre recommandée classique ? (II) On fait le point sur les recommandés électroniques dans l’article suivant.

I. Qu’est-ce que la lettre recommandée électronique ?

L’ère de la digitalisation touche l’ensemble des secteurs professionnels aujourd’hui. Les échanges deviennent plus simples et plus rapides. De nombreuses améliorations apparaissent grâce au numérique pour rendre la vie des professionnels plus simple. Désormais, il est aussi possible de choisir un format postal sous une forme numérique pour envoyer ses courriers. En effet, il est possible de choisir la lettre recommandée électronique.

Pour cela, il est important de connaître les conditions imposées par le décret 2018-347. Celui-ci se conforme aux dispositions transmises par l’article 44 de la règlementation européenne (UE n°910/2014).

Ainsi, la lettre recommandée sous un format numérique est valable si le prestataire qui l’achemine :

• Vérifie l’identité du destinataire et de l’expéditeur,
• Assure la fiabilité et la garantie des dates d’expédition et de réception,
• Obtient l’accord du destinataire pour l’envoi sous ce format, si celui-ci n’est pas un professionnel.

À ces conditions, la lettre recommandée est parfaitement recevable aux yeux de la loi. Vous pouvez obtenir des conseils pour optimiser d’autres aspects de votre entreprise sur le site spécialisé entreprise-et-compagnie.fr.

II. Pourquoi faire le choix de la lettre recommandée électronique ?

Après avoir compris ce qu’est une lettre recommandée sous un format numérique, il est intéressant de comprendre quels sont ses avantages. En effet, plusieurs points positifs découlent naturellement de son utilisation au sein des entreprises. Aujourd’hui, les notaires adoptent ce support pour envoyer différents actes au quotidien. De même, cette solution est aussi utilisée par les syndics lorsqu’il faut envoyer la convocation de l’assemblée générale aux différents copropriétaires.

Mais alors, quels avantages ces professionnels tirent-ils de la lettre recommandée électronique ?

Dans un premier temps, cette solution est aujourd’hui source d’une grande fiabilité juridique. En effet, le système est entièrement sécurisé pour assurer le bon suivi et la bonne réception des documents. Les systèmes utilisés pour l’envoi des lettres recommandées numériques sont vérifiés et certifiés par deux organismes indépendants. Ainsi, les éventuels défauts sont naturellement identifiés avant leur utilisation. Les structures informatiques sont aussi très contrôlées pour pallier les éventuelles failles de sécurité. Les supports possèdent un service client compétent, professionnel et disponible pour répondre à toutes les questions des utilisateurs.

Néanmoins, la fiabilité n’est pas le seul avantage pour l’utilisation de cette solution numérique. En effet, il existe aussi un aspect pratique. Les professionnels n’ont plus à se rendre quotidiennement à la poste pour envoyer leurs documents administratifs en recommandé. Désormais, il suffit de réaliser quelques clics sur internet pour y parvenir. La solution est alors beaucoup plus pratique au quotidien.

Enfin, il existe aussi un avantage financier. L’envoi de manière électronique permet aux chefs d’entreprise d’avoir une vue précise sur le coût de ces envois. Ainsi, il est possible de planifier et surtout d’anticiper ses dépenses professionnelles en amont. Un aspect particulièrement intéressant pour les secteurs qui communiquent quotidiennement par l’intermédiaire des recommandés. D’autres informations complémentaires peuvent être transmises par le site service-public.fr.

En définitive, il existe de nombreux avantages à l’utilisation de la lettre recommandée électronique pour les professionnels. En plus de gagner du temps, ces derniers peuvent avoir une vision plus précise de leurs dépenses professionnelles.