Quelle est la check-list d’un événement d’entreprise ?

Vous organisez un événement d’entreprise très important pour votre société et attendu par vos collaborateurs, mais vous avez peur d’avoir oublié quelque chose ? Avec notre check-list, vous êtes sûr de penser à tous les détails !

À faire avant l’événement d’entreprise

Bien avant que l’événement d’entreprise ne commence, il y a plusieurs aspects de son organisation à définir comme :

• La date : Assurez-vous qu’elle ne coïncide pas avec les vacances scolaires ou avec des évènements majeurs qu’ils soient politiques ou sportifs.
• Le nombre de participants : Allez-vous inviter tous vos collaborateurs ?
• Le lieu : Son choix est basé sur le nombre de participants, mais aussi sur les prestations incluses comme la présence d’une salle de réunion, la possibilité de se restaurer sur place…
• Les activités : Elles peuvent être nombreuses comme vous pourrez vous en rendre compte sur culture zen. Le choix dépend des goûts de vos collaborateurs, mais aussi des objectifs que vous vous êtes fixés pour cet événement. Un challenge à remporter en équipe est un bon moyen de renforcer la cohésion par exemple. Réservez votre activité longtemps à l’avance pour que le prestataire puisse prévoir en fonction du nombre de participants et que tout le groupe ait la possibilité de participer.
• Le budget : Une fois que vous aurez commencé à regarder ce qu’il est possible de faire et où, votre sélection se fera naturellement en fonction du budget que vous pouvez allouer à votre événement d’entreprise. Ce n’est pas la seule dépense de votre société alors il est impératif de le respecter au maximum.
• La création et l’envoi des invitations : Une fois toute la partie logistique réglée, il est temps d’envoyer les invitations à vos collaborateurs afin qu’ils bloquent la date. Vous pouvez le faire par e-mail ou par courrier, selon vos préférences ! Néanmoins, il est bon à savoir que l’invitation papier est encore très appréciée. Retrouvez sur le blog Gataka tous ses avantages.

Le jour J

C’est le moment de voir si votre préparation préalable a été efficace ! Le jour de votre événement, avant l’arrivée de vos collaborateurs, faites un point avec les prestataires afin de vous assurer que tout est bon et réagir rapidement en cas d’aléas. Vous devrez refaire un point en cours pour être certain que tout se déroule bien comme prévu et il faudra tenir tout le long de celui-ci, ce qui peut être éprouvant notamment quand il dure plusieurs jours. Mais, pour que votre événement d’entreprise soit correctement perçu, il est indispensable que son organisation soit sans faille.

Pensez à mettre les feuilles d’émargement à disposition dès l’arrivée de votre équipe pour vous assurer que tous sont bien venus.

Vous devrez être garant du bon timing, celui que vous avez prévu pour une réunion ou pour votre activité. En effet, cette dernière est souvent programmée pour un horaire précis qu’il faut respecter sous peine de la voir tomber à l’eau et donc la réussite de votre événement d’entreprise également.

Après l’événement

Une fois l’événement passé, votre travail n’est pas encore terminé. En effet, il vous reste à envoyer des remerciements aux participants et à mettre en ligne les vidéos de celui-ci pour que chacun puisse les voir et c’est une façon de faire vivre votre événement d’entreprise au-delà de la durée de celui-ci.

Comme vous en aurez certainement d’autres à prévoir, il peut être judicieux de réaliser des sondages et d’analyser les réponses afin de déterminer les axes d’amélioration. Retrouvez sur ce site toutes les informations pour créer votre propre enquête de satisfaction.