Qu’est-ce qu’un compte rendu synthétique ?
Le compte rendu est l’étape qui doit venir conclure toutes vos réunions, entretiens ou discussions professionnelles : véritable résumé des décisions et avancées actées pendant celles-ci, il doit être à la fois clair et synthétique. Mais comment rédiger des comptes rendus synthétiques et efficaces ? Toutes nos explications ci-dessous !
Un document de travail
Un compte rendu de réunion est, avant tout, un document de travail. Celui-ci vient en conclusion d’une réunion, d’une discussion ou d’un entretien important au cours duquel des décisions peuvent être prises et actées quant à l’avenir de votre entreprise ou même d’une commune. Le compte rendu synthétique est très souvent utilisé pour les réunions de comité d’entreprise, de conseil d’administration. Loin d’être un copier-coller de tout ce qui a pu se dire, il est en fait un document que l’on consulte pour prendre connaissance des grandes lignes d’une réunion et notamment des décisions qui ont pu être prises.
C’est donc à la fois un document de rappel, de synthèse, d’information et de communication : il doit pouvoir être consulté à tout moment par quelqu’un qui n’était pas présent lors de l’entretien. Celui-ci doit pouvoir comprendre les grandes décisions qui ont pu être prises à ce moment-là, mais aussi être informé des grands sujets et thématiques abordés. C’est donc un document qui doit être clair, informatif et synthétique ! Mais qu’est-ce exactement à dire ?
Une rédaction soignée
Rédiger un compte rendu est un exercice qui demande une certaine habitude, notamment lorsqu’on souhaite le faire tout en suivant la réunion. C’est pourquoi les membres de comités font souvent appel à un rédacteur extérieur. Il faut être capable de suivre ce qui se passe, de le consigner sans oublier un événement important et d’être clair dans sa rédaction ! Ce qui doit avant tout y figurer, ce sont toutes les informations principales : pas question ici de noter toutes les déclarations et interventions des uns et des autres, par contre, il faut évidemment qu’apparaissent les thèmes abordés et les décisions prises.
Synthétique, cela veut aussi dire que votre compte rendu doit être clair et bien organisé ! Il faut bien évidemment éviter les ratures, mais aussi de mélanger les informations ou d’y inscrire vos abréviations et annotations personnelles qui pourraient être incompréhensibles pour beaucoup. Il faut que votre document soit clair, propre, aussi neutre que possible dans sa rédaction, pour que tout un chacun puisse le comprendre et s’en servir dans son travail : que ce soit un associé ou un membre de comité d’entreprise ou de CHSCT absent lors de la réunion, ou encore quelqu’un d’extérieur qui souhaite s’informer des décisions !
Confier le compte rendu à un prestataire
Il se trouve que la rédaction de compte rendu est même devenue un métier à part entière ! Certains prestataires proposent ainsi comme service la rédaction de comptes rendus afin de fluidifier le fonctionnement de votre entreprise ou de votre comité. Ainsi, pendant vos réunions, il n’est plus nécessaire de vous concentrer à la fois sur les échanges et sur la rédaction, quelqu’un s’en charge pour vous !
A Paris (Ile-de-France), Lyon (Rhône-Alpes), Marseille (PACA), Lille (Hauts-de-France) ou encore Nantes (Pays de Loire) et Le Havre (Normandie), des rédacteurs des débats assistent aux réunions. Parfois appelés scribes ou preneurs de note, ils permettent d’externaliser la rédaction du compte rendu.
C’est aussi pratique dans le sens où c’est quelqu’un d’extérieur qui s’occupe de la rédaction ! Cette personne va donc adopter un style plus neutre et donc plus clair pour quelqu’un d’extérieur à l’entreprise ! Cela peut donc être une bonne solution pour vous !
