Les logiciels pour améliorer la gestion des notes de frais en entreprise
La gestion traditionnelle des notes de frais implique souvent de nombreux soucis au niveau des procédures administratives. Il existe de nombreuses manières différentes de gérer ses notes de frais, qu’elles soient efficace ou non, le calcul des notes de frais est toujours quelque chose que l’on souhaiterait automatiser au maximum. Heureusement, les logiciels de gestion des notes de frais représentent des solutions très intéressantes. Parce qu’ils possèdent de nombreux avantages pratiques pour les entreprises et permettent d’alléger les procédures administratives. Voici un aperçu des différents atouts des outils technologiques pour améliorer la gestion des notes de frais.
Plus de mobilité
Grâce à une application mobile note de frais, un employé peut jouir de plus de liberté pour soumettre ses notes de frais. Cette application installée sur un smartphone, une tablette, ou un ordinateur, permettent de gérer les notes de frais en temps réel. C’est-à-dire qu’un salarié peut les soumettre où qu’il soit, ou au moment qu’il préfère.
En tout cas, les salariés n’ont plus besoin d’être à leur bureau pour effectuer ce type de tâche. Ces dernières peuvent être faites directement lors des déplacements professionnels, ou des rendez-vous en compagnie des collaborateurs ou clients. Il suffit d’entrer les données, et d’y joindre les pièces justificatives (reçus, factures…) en les scannant ou en les prenant en photo. Ainsi, les personnes en charges, ou le service de la comptabilité peuvent facilement vérifier et valider les notes de frais ; rembourser les employés, ou encore créer des rapports détaillés concernant les dépenses.
Accélérer les procedures et les remboursements des notes de frais
En sus, une entreprise utilisant un logiciel note de frais peut accélérer les procédures administratives concernant les notes de frais. Ce depuis leur soumission, à leur remboursement, en passant par leur vérification et leur validation. De cette manière, il est possible de rembourser les employés plus rapidement.
Notamment, en minimisant les risques de se retrouver avec des notes de frais dont les détails sont incomplets. Une situation qui conduit généralement à la non-validation des dépenses occasionnées dans le cadre des activités professionnelles, ou à des délais de remboursement très important. Ce à cause des nombreuses vérifications à faire par les comptables.
Une meilleure visibilité sur les dépenses des employés
Les informations pouvant être recueillies par les logiciels de notes de frais, permettent également d’avoir une meilleure visibilité sur les dépenses. Par exemple, s’il y a des dépenses importantes lors d’un voyage professionnel, l’entreprise peut savoir pourquoi ces dépenses surviennent en temps réel via des fonctionnalités comme la géolocalisation, ou des informations précises et maintenues à jour.
Au niveau de la comptabilité, c’est pratique par rapport aux flux de trésorerie et ça permet d’éviter les mauvaises surprises. En addition, c’est un atout pour analyser les notes de frais, dans le but se projeter sur le court et le moyen terme, afin de prendre de meilleures décisions stratégiques. Surtout en ce qui relève du budget et les objectifs financiers de l’entreprise.
