Quelles sont les principales dépenses de note de frais en France ?

Pour une entreprise, les notes de frais représentent des dépenses parfois très considérables qui peuvent avoir un réel impact sur cette dernière. En effet, selon les missions confiées à ses collaborateurs, ces derniers se doivent parfois de se déplacer, mais aussi de trouver un hébergement et de se nourrir durant leur déplacement. Des dépenses qui, comme elles ont pour origine une demande de l’entreprise, sont transposées en notes de frais afin que le salarié n’ait pas à prendre la dépense à sa charge. Certaines dépenses génèrent par ailleurs plus de notes de frais que d’autres et il existe également des solutions permettant aux entreprises de faire des économies.

Une note de frais, c’est quoi ?

Avant d’aborder les principales dépenses réalisées en note de frais, ainsi que les solutions permettant de faciliter leur gestion comme Betterway, il convient justement de rappeler ce qu’est une note de frais. Une note de frais est un document papier ou numérique qui est utilisé par un collaborateur pour faire savoir à son employeur qu’une dépense a été réalisée dans le cadre de son activité professionnelle et donc qu’elle doit être prise en charge par l’entreprise. Un commercial qui devrait se déplacer et inviter un client à déjeuner pour conclure un contrat par exemple pourra donc faire une note de frais pour le déplacement et le coût du repas. Il fournira des justificatifs de paiement à son employeur et ce dernier pourra alors vérifier qu’il s’agit bien d’une dépense dans le cadre de l’activité professionnelle pour ensuite la rembourser.

La note de frais peut donc représenter des dépenses plus ou moins importantes selon les entreprises. Il convient cependant de garder des traces écrites et des factures de chaque note de frais pour avoir une comptabilité transparente et compréhensible .

Quelles dépenses principales de note de frais en France ?

La note de frais est donc un système qui permet aux collaborateurs de faire prendre en charge par leur entreprise les dépenses effectuées dans le cadre de leur activité professionnelle. Cela étant, il faut que la dépense soit justifiée. Dans l’arrêté du 20 décembre 2002, on parle de « charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du travailleur salarié ou assimilé que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions ». Toutes les dépenses ne peuvent donc pas être prises en compte. On y retrouve notamment les déplacements, des forfaits de transport, la mobilité professionnelle, les frais d’acquisition d’outils de nouvelle technologique de l’information et de la communication, les frais de vêtements, etc.

Un logiciel spécialisé dans la gestion de note de frais a récemment pu définir les trois principales dépenses effectuées par les salariés en analysant ses données. Il y a tout d’abord la restauration qui représente environ 31% du budget dépensé par les salariés français. En deuxième place, c’est l’hébergement qui entraine l’utilisation de note de frais avec 16% des frais professionnels. En troisième place, on trouve les dépenses liées aux transports. Si pour les deux premières catégories les dépenses réalisées sont minimes avec l’achat de sandwich ou de hamburger pour la pause déjeuner et le choix d’établissements classiques et accessibles pour l’hébergement, le VTC connait une vraie montée en puissance en ce qui concerne les déplacements (plus d’informations sur le sujet ici). Des efforts peuvent donc être faits pour réduire le montant de chaque note de frais en matière de transport.

Réduire le montant et faciliter le calcul des notes de frais de transport

Pour des notes de frais moins onéreuses et une meilleure gestion de ces dernières, la mise en place d’un Forfait Mobilité Durable avec un organisme comme Betterway peut être tout à fait pertinente (en savoir plus ici). En effet, le Forfait Mobilité Durable est une solution mise en place par l’État qui propose aux entreprises jusqu’à 500€ par an et par salarié exonérés d’impôts et de charges sociales afin d’encourager l’utilisation des transports propres et moins coûteux par les salariés. Le vélo ou le vélo à assistance électrique, le covoiturage, les engins de déplacement personnels en location ou en libre-service, l’autopartage ou encore les transports en commun sont ainsi à privilégier pour encourager les comportements vertueux. L’entreprise s’engage de manière plus écoresponsable et réalise dans le même temps des économies.

Qui plus est, des solutions comme Betterway proposent des cartes de paiement à disposition des salariés dans le cadre de la mise en place du Forfait Mobilité Durable. Ces cartes permettront d’effectuer les paiements uniquement relatifs à l’utilisation d’un mode de transport plus propre et ainsi de faire le suivi de ces dépenses. Les factures pourront être plus facilement conservées, ce qui permettra une gestion comptable plus simple et plus efficace du Forfait Mobilité Durable ainsi que des notes de frais.